Dokmee. Электронный документооборот

Dokmee. Электронный документооборот

Dokmee — это идеальное решение для централизации файлов в электронной среде с доступа нескольких пользователей. Бизнес стремится к тому, чтобы использовать меньше бумаги, для снижения риска и улучшения эффективности. Это основная цель и Office Gemini предоставляет конечным пользователям простоту доступа, удобство, безопасность открытия документов и файлов без сортировки файлов в мире “бумаг”.

Программа Dokmee предоставляет организациям возможность управлять бизнесом более эффективно, с мощным решением для управления документами. Для группы людей из 15 одновременных пользователей, которым нужен доступ к использованию одного и того же файла. Программа отлично подойдет малым и средним компаниями.

Входящие документы
Импоруйте в Dokmee все типы электронных документов: TIFF, JPEG, PDF, Word, Excel, Power Point, электронную почту, и многое другое … Во время этого процесса, информация текста может быть извлечена автоматически из документов Windows, что позволяет поиск в полном тексте помимо поиска по полям индексов. При желании, индексная информация может быть импортирована с документами и согласованна с соответствующими индексными полями.
Переносите файлыс Вашего компьютера и Microsoft Outlook прямо в Dokmee.
Используя Активный Импорт, задачи мониторинга могут быть запланированы на локальном жестком диске или жестком диске сервера для автоматического импорта на регулярной основе.
Сканируйте бумажные документы непосредственно в Dokmee, используя источник Twain. Отсканированные документы в Dokmee могут храниться в формате TIFF или PDF.
Организованное Хранение и Индексирование
 
Организуйте документы в структуру папок на нескольких уровнях. Не существует никаких ограничений на количество папок и подпапок, которые могут содержаться в одной базе данных.
Индексируйте документы в Dokmee, или импортируйте документы с индексной информацией. Папки также могут быть проиндексированы. Этот уникальный метод индексирования папок позволяет пользователям присваивать папкам другие индексы, которые не являются именами папок.

Поиск и извлечение
Делайте полнотекстовые поиски, а так же многоуровневые поиски в Dokmee. Эта уникальная возможность позволяет осуществить фильтрованный поиск. Выполните один, и затем выполните другой поиск в списке результата. Ваш поиск может также охватывать диапазоны дат и цифр.
Просмотр документов
Многочисленные пользователи могут получить доступ к документу одновременно. Это означает, что документ всегда доступен. Чтобы приступить к просмотру документа, не требуется никакого раздражительного действия, как например регистрация/контроль. Пользователь, открывший документ первым, получит полные привилегии. Если другим пользователям предоставлен доступ к тому же самому документу, этот доступ — только для чтения.
Для просмотра и редактирования, документы могут быть запущены вне Dokmee — укажите для каждого формата файла программу, которая используется при запуске документа. Эта особенность оределенна на основе пользователь / рабочяя станция.
Форматы файлов совместимые с просмотром в Dokmee : TIF, JPG, BMP, GIF, PDF, DOC, XLS, PPT, TXT, RTF, MSG, EML, HTM, HTML. Другие форматы также могут храниться в Dokmee. Вы сможете их открыть во внешнем приложении для просмотра с помощью функции запуска.
Веб-Доступ
 
Dokmee Web позволяет доступ к документам через Интернет. Пользователи могут подключиться к веб-сайту, чтобы восстановить документы и выполнить определенные задачи Dokmee. Благодаря использованию программной технологии ASPX и AJAX, документы надежно хранятся на сервере веб-хостинга, указанном Администратором.
Редактировать документы
 
Отредактируйте и сохраните документы непосредственно на вьювере Dokmee. Документы также могут быть отредактированы при запуске в другой внешней программе. Если несколько пользователей получат доступ к тому же документу одновременно, то первый, открывший документ, получит полные привилегии. Другим же пользователям, имеющим доступ к тому же документу, предоставлено право только для чтения. Пользователи, имеющие доступ только для чтения, получат об этом сообщение.
Управление версиями
С возможностью контроля за версиями, пользователи могут отредактировать и сохранить изменения документа в новой версии, вместо того, чтобы просто переписать его. История версии записана и отслежена. Пользователи могут рассмотреть более старые версии документа не восстанавливая предыдущую и не теряя более новые версии.
 
 
Аннотации документа
 
Такие аннотации, как цветные знаки, текст, выделение, графические объекты, и вставка изображений могут быть добавлены в документ TIFF способом инкрустации или оверлей (наложения).
Оверлейная техника гарантирует, что сам документ остается неизменным. Эта техника используется, чтобы высветить или замаскировать аннотации для печати или отправки документов по электронной почте из Dokmee. Когда же аннотации инкрустированы в изображении TIFF, они становятся частью изображения и не могут быть ни удаленны, ни изменены.
 
Примечания к документам
 
Добавьте примечания к документам. Эти примечания являются комментариями, которые могут быть добавлены ко всем типам файлов, скорее всего в качестве приложения к документу, чем в качестве аннотации.

Видео

Бейтс Этикетки
 
Добавьте Бейтс Этикетки в TIFF файлы. Пронумеруйте последовательным образом изображения, состоявшие из нескольких страниц. Выберите шрифт, размер и расположение Бейтс Этикеток на изображении.
Выслать документы по электронной почте
Отправьте документы в виде приложений прямо из Dokmee. Для того чтобы уменьшить размер файла и обеспечить успешную доставку, при отправке файлов TIFF, пользователи имеют возможность отправить их в формате PDF. Если аннотации были добавлены в TIFF файлы, но не были инкрустированы, пользователи имеют возможность отправить документы по электронной почте с аннотациями или без. Отправка документов возможна по электронной почте используя Dokmee или с помощью почтового клиента.
Печать документов
Распечатайте документы непосредственно с интерфейса Dokmee. Если аннотации были добавлены в TIFF файлы, но не инкрустированы, пользователи имеют возможность распечатать документы с аннотациями или без них.
Экспорт документов
Dokmee экспортирует все типы файлов, в формате, в котором они хранятся. Вы можете экспортировать документы из Dokmee индивидуально или в группах. Помимо этого, возможно осуществить экспорт всего содержимого папки в рамках базы данных, а также всей базы данных. К тому же, структура папок базы данных может быть воспроизведена в каталоге для экспорта.
Экспортируйте индексную информацию документов в плоский файл. Пользователи могут также переносить документы непосредственно из Dokmee на рабочую станцию или в папку Windows.
Безопасность документов
Dokmee защищён именем и паролем пользователя. Dokmee хранит все документы, которые находятся в базе данных в местоположении, указанном администратором. Документы, хранившиеся в Dokmee могут быть зашифрованы, таким образом, чтобы исходный формат документа оставался неизвестным, в случае доступа за пределами программы.
Зашифрованные документы могут быть открыты и рассмотрены только с Dokmee. Разработанный на высоком уровне журнал аудита хранится в отделе администратора и записывает все операции и действия, выполненные в пределах Dokmee (просмотр, пользование электронной почтой, печать, операции производственного процесса workflow, импорт, экспорт, изменение индекса, и т.д )
 
 
Управление электронной почтой
Интегрированный интерфейс MAPI позволяет автоматическую и ручную сохранность документов с Microsoft Outlook. Такая информация, как дата отправки/дата получения, основной получатель, получатель в скрытой копии, предмет, приложения и др. может быть захвачена. К тому же, Вы можете указать фильтры для определения тех электронных писем, которые Вы хотите импортировать в Dokmee. Пользователи могут также перетащить электронные письма непосредственно с Microsoft в Dokmee.
 
Workflow
Dokmee оснащён интегрированным управлением workflow (менеджер по производственному процессу). Эта особенность позволяет администратору создавать защищённые производственные процессы в пределах базы данных и назначать им допущенных к применению пользователей.
Устанавливается «наблюдение за документами» в пределах базы данных, в месте где папка будет проверена. Таким образом, с добавлением новых файлов, они могут быть введены автоматически в особый производственный процесс. Существует так же установка для отправления электронных писем, содержавших напоминание пользователям о готовности документов к обработке. Workflow может содержать желаемое количество этапов и пользователей.
Связь
Установленая в Dokmee пиктограмма, позволяет пользователям создавать «горячие клавиши», открывающие автоматически Dokmee и выполняющие поиск индексных полей. Эта функция действительна для каждого компьютера, даже в сети. Как только пиктограммы установленны, пользователи могут выделить слово или фразу в любом отображении Windows (Word, Explorer, Интернет, и т.д.) и нажать комбинацию «горячих клавиш». Это действие откроет Dokmee (если он ещё не открыт), и произведёт поиск слова или фразы, выделенную в соответствующем (их) индексном (ых) поле (ях), определенном для данного сочетания клавиш.
 
 
OCR
Используйте мощный и точный механизм OCR Dokmee, чтобы превратить изображение в текст, в файлах PDF и TIFF. Конвертируйте с помощью OCR документы из формата TIFF в PDF и наоборот, из формата PDF в TIFF, или сохраняйте документы в собственном формате. Подвергните механизму OCR отдельный докумеит или множество документов одновременно.
Как только документы пройдут через механизм OCR, их содержание будет доступно для поиска, используя функцию поиск по всему тексту.

Related posts

Leave a Comment

четыре + 18 =